1- آنقدر در این مورد از من سوال شده است که تصمیم گرفته ام دقیقا مراحل این کار را با دقت برایتان تشریح کنم . هر چند فکر کنم قبلا هم در این زمینه اطلاعاتی ارائه داده بودم با این حال بهتر است یک بار دیگر به طور کامل و جزء به جزء مراحل کار را تشریح کنم تا تمام کسانی که در این زمینه با مشکل روبرو هستند بتوانند به سادگی این کار را انجام دهند حتی اگر دفعه اولشان باشد . پس با ما همراه باشید .
2- می دانید که ارسال لیست حق بیمه چقدر مهم است ! به خصوص در زمان مشخص خود ! اگر تا پایان ماه لیست حق بیمه ارسال نگردد مشمول جریمه می گردد و در مواقعی که تعداد پرسنل و میزان دستمزدی که به آنها پرداخت می شود زیاد باشد ، میزان جریمه ای نیز که به آنها تعلق می گیرد نیز مبلغ قابل توجهی می شود . در زمان های قدیم ارسال اطلاعات از طریق سیستم های نرم افزاری تحت Dos صورت می پذیرفت . بعدا سیستم تحت ویندوز آمد که هنوز هم مورد استفاده قرار می گیرد . بعد از ثبت اطلاعات در سیستم ، خروجی بر روی فلاپی دیسک گرفته می شد و به شعبه تحویل داده می شد . بارها پیش می آمد که این فلاپی ها خراب می شد و چاره ای نبود که یا به واحد فن آوری اطلاعات برای درست کردن فلاپی مراجعه شود و یا دوباره به محل کار برگردیم و اطلاعات را مجدد در دیسکت ذخیره کنیم . حالا اما سیستم خیلی ساده تر شده است . اطلاعات را ثبت می کنید و به صورت اینترنتی ارسال می کنید . به همین سادگی ! البته ساده برای کسانی که با آن زیاد کار کرده اند . مراحل زیر را به ترتیب انجام دهید تا بتوانید به سادگی لیست حق بیمه را به شعب سازمان تامین اجتماعی ارسال کنید .
3- ابتدا آخرین نسخه نرم افزار را از اینجا دانلود نموده و نصب کنید . دقت کنید که کل نرم افزار چندین فابل است که همگی را باید در کنار هم قرار داده و سپس دکمه نصب را بزنید . البته در سایت های دیگر نیز دیده ام که این نرم افزار به صورت تک فایل موجود است که هر چند استفاده از آن خیلی راحت است ولی ممکن است به روز نباشد و بهتر است در چنین مواقعی به سایت سازمان تامین اجتماعی مراجعه کرد . بعد از نصب برنامه روی آیکن آن کلیلک کنید تا بتوانید محیط برنامه را ببینید . محیط برنامه به شکل زیر است :
4- برای ارسال لیست بیمه ، ثبت مشخصات کارگاه و کارفرما اجباری است . دقت داشته باشید که مشخصات کارگاه را کلا یک بار باید وارد کنید و تا آخر زمانیکه کارگاه باقی می ماند اطلاعات آن ثابت است . ثبت مشخصات کارگر هم برای هر کارگر یک بار اتفاق می افتد و البته بعد از ثبت هر دو بعضی مواقع نیاز به ویرایش اطلاعات است که سیستم این امکان را در اختیار کاربر قرار می دهد . حالا به منوی اول یا منوی اطلاعات پایه از سمت راست رفته و و بر روی زیرمنوی مشخصات کارگاه کلیک کنید تا فرم ثبت اطلاعات کارگاه به صورت زیر ظاهر گردد :
5- فرم مشاهده اطلاعات کارگاه به صورت زیر است . دکمه های جدید ، ویرایش ، حذف ، ثبت ، جستجو و خروج را در آن می بینید . معمولا یک بار با دکمه جدید و در بعضی مواقع با دکمه ویرایش کار دارید و کلا دیگر کاری با این قسمت ندارید . بر روی دکمه جدید کلیک کنید تا فرم ثبت اطلاعات کارگاه به صورت شکل بند 6 ظاهر گردد .
6- فرم ثبت اطلاعات کارگاه جدید به صورت زیر است . در ابتدا باید کد کارگاه یا کد پیمان را وارد کنید . اگر شرکت پیمانکاری هستید کد کارگاه و ردیف پیمان را باید با همدگیر وارد کنید و اگر شرکت پیمانکاری نیستید باید صرفا کد کارگاه را وارد کرده و به جای ردیف پیمان صفر بگذارید . هر دوی این کدها را باید در هنگام نامنویسی در شعبه از متصدی مربوطه بگیرید . شاید جالب باشد بدانید که کد کارگاه یک کد 10 رقمی است که سه رقم سمت چپ آن کد شعبه بیمه در سراسر کشور ، سه رقم بعدی نوع فعالیت کارگاه و 4 رقم آخر شماره ای است که نشاندهنده این است که شما چندمین شرکتی هستید که در آن حوزه مشخص و در آن شعبه مشخص فعالیت می کنید . نام کارگاه ، کارفرما و آدرس کارگاه را دقیق بنویسید و بهتر است اگر درصد حق بیمه تان را که معمولا 30 درصد است می دانید بنویسید وگرنه این فیلد را خالی بگذارید .
7- حالا نوبت به ثبت اطلاعات کارکنان می رسد . از منوی اطلاعات پایه بر روی زیر منوی مشخصات کارکنان کلیک کنید تا فرم ثبت اطلاعات کارکنان ظاهر گردد .
فرم ثبت اطلاعات کارکنان به صورت زیر است . در صفحه به نمایش درآمده اطلاعات پرسنل مشاهده می شود که با کلیک بر روی آن می توانید جزئیات اطلاعات پرسنلی را ببینید . بر روی دکمه جدید کلیک کنید تا دکمه ثبت اطلاعات پرسنل جدید ظاهر گردد .
8- فرم ثبت اطلاعات پرسنل جدید به صورت زیر است . ثبت اطلاعات فوق ساده بوده و فقط باید به یکسری نکات در این زمینه دقت کرد . شماره بیمه را حتما به صورت 8 رقمی وارد کنید . شماره بیمه قبلا باید از قسمت نامنویسی شعبه تامین اجتماعی گرفته شده باشد . تاریخ تولد را از چپ به راست بدون جدا کننده وارد کنید . مثلا برای کسی که در دومین روز سال 1360 به دنیا آمده باشد 13600102 را وارد کنید . سیستم خود جدا کننده بین سال ، ماه و روز را قرار خواهد داد. اطلاعات را دقیق و براساس شناسنامه وارد کنید . بعضی گزینه ها مثل مسلسل شناسنامه اختیاری است و اجباری ندارید آنها را وارد کنید .
8- از منوی عملیات بر روی گزینه لیست ماهانه کلیک کرده تا صفحه کلی لیست های حق بیمه پرداختی ظاهر گردد .
صفحه مربوطه به صورت زیر است . تمام لیست هایی که در گذشته ارسال کرده اید در این قسمت نمایش داده می شود . برای ارسال لیست بر روی گزینه جدید کلیک کنید تا فرم ثبت اطلاعات لیست ماهیانه به صورت مجموع ظاهر گردد :
فرم ثبت اطلاعات کلی لیست ماهیانه به صورت زیر است . نکات زیر را در هنگام پر کردن فرم اطلاعات ماهانه مد نظر داشته باشید :
- باید اطلاعات را برای ماه قبل وارد کنید مگر اینکه مشمول کمک دولت باشید که تا 2ماه زمان دارید که لیست را ارسال نمایید .
- شماره لیست برای تمامی ماه ها 01 است .
- تعداد نفرات بیمه شده اصلی را وارد کنید (اعضای خانواده را نباید در این فیلد اضافه کنید)
- جمع تعداد روزهای کارکرد افراد را با توجه به روزهای کارکردشان و لحاظ نمودن تعطیلات وارد کنید .
- جمع دستمزد روزانه و ماهیانه را وارد کنید . دقت کنید که این دو مقدار را باید قبلا دستی حساب کرده باشید و در این فیلدها وارد کنید . همچنین دستمزد روزانه براساس لیست طبقه بندی مشاغل و با تائید بازرسی و درآمد شعبه ثبت گردد . دقت کنید که اگر شغل و دستمزد روزانه آن مورد تائید بازرسی شعبه نباشد و در لیست بازرسی چیزی متفاوت از آن باشد قطعا جریمه می شوید و مشکلات فراوانی برایتان پیش می آید . پس دقت کنید و شغل ها را دقیقا در هماهنگی با شعبه تامین اجتماعی وارد کنید .
- حق بیمه سهم بیمه شده 7 درصد ، سهم کارفرما 20 درصد و بیمه بیکاری 3 درصد می باشد . آن ها را به تفکیک محاسبه کرده ، جمع نموده و وارد کنید . اگر کارگاه خانوادگی است حق بیمه بیکاری را صفر وارد کنید و بدانید حتی اگر 3 درصد آن را پراخت کنید برایتان سود خاصی ندارد و اصلا نمی توانید آن را پس بگیرید . جانبازان و شاید گروه هایی دیگر از پرداخت سهم 7 درصد معاف هستند و برای آنها مبلغ حق بیمه سهم بیمه شده را صفر محاسبه کنید . بیمه بیکاری به مدیرعامل و یا اعضای هیات مدیره تعلق نمی گیرد و برای آنها عدد 0 را د ر نظر بگیرید . جمع درصدهای کارفرما ، بیمه شده و بیمه بیکاری را در فیلد های مربوطه وارد کنید .
9- بعد از این مرحله باید ریز کارکرد تمامی کارکنان را یک به یک وارد نمائید . دقت کنید که نسبت به مرحله قبل این کار ، کار ساده تری می باشد . فرم ثبت اطلاعات ریز کارکرد پرسنل به صورت زیر است . با وارد کردن شماره بیمه ، مشخصات فردی وی ظاهر می گردد . وقتی دستمزد روزانه ، تعدا روزهای کارکرد و مزایای ماهانه را وارد کیند بقیه فیلدها خود به خود محاسبه می شوند . اگر مقادیر محاسبه شده با آنچه خودتان حساب کردید یکسان است که مشکل حل است و دکمه ثبت اطلاعات را زده و برای فرد جدید اطلاعات را وارد کنید . اگر نتایج حاصله با آنچه محاسبه کرده اید متفاوت است یک جای کار ایراد دارد و باید محاسبات را از اول انجام دهید تا آنچه به صورت دستی بدست آورده اید با آنچه به صورت سیستمی محاسبه شده است یکسان گردد . تا این اتفاق نیفتد وارد مرحله بعد نشوید . اگر کارگر در این ماه ترک کار کرده است حتما تاریخ ترک کار را در فیلد مربوطه ثبت کرده و محاسبات را براساس روزهای کارکرد انجام دهید . عینا همین کار را برای کارکنانیکه در این ماه به مجموعه اضافه شده اند و از طریق فیلد شروع به کار ، انجام دهید .
10- مرحله آخر مرحله تهیه فایل های خروجی است . در منوی لیست ماهانه کارگاه که در بند 8 در مورد آن توضیح داده شد بر روی تهیه دیسکت کلیک کنید تا فرم زیر ظاهر گردد . آدرسی که ممکن است هنوز به صورت A: در مسیر و نام فایل های لیست ماهانه و لیست کارکرد قرار داشته باشد مربوط به زمانی بود که از فلاپی دیسک استفاده می شد . اکنون دیگر چنین موضوعی به تاریخ پیوسته است و باید آدرسی در یکی از قسمت های کامپیوترتان اختصاص دهید و فایل ها را در آن ذخیره کنید . به نظر من بهتر است در یکی از درایوهای غیر سیستمی ، فولدری به نام لیست حق بیمه ایجاد کرده و در داخل هر فولدر فولدرهایی با نامه سال و ماه مورد نظر ایجاد کرده و دو فابل مربوط به هر ماه را در فولدر ماه مورد نظر ذخیره کنید . دقت نمائید که اگر همه اطلعات را درست وارد کرده باشید پیام موفقیت آمیزی در پایان کار مشاهده می کنید که بعد از دیدن این پیام می تواند فایل های مربوطه را بر روی سی دی رایت کرده و به شعبه یا کارگزاری مربوطه ارائه کنید و یا از طریق سایت ارسال حق بیمه سازمان تامین اجتماعی فایل مربوطه را به صورت اینترنتی ارسال کنید .
پیام موفقیت آمیز بودن کل فرآیند به صورت زیر است . اگر پیام خظا ظاهر شد معمولا به علت اشتباه محاسباتی در مبالغ روزانه و ماهانه است و باید فیلدهای مزایای مشمول ، دستمزد روزانه ، دستمزد ماهانه و کارکرد را دوباره بررسی نمایئد . اگر اطلاعات یک ماه را درست وارد کنید معمولا کار برای ماه های بعد بسیار ساده تر می گردد .